Come Cambia la Lettera di Assunzione con il Decreto Trasparenza: Tutto Quello che Devi Sapere nel 2026

Se stai per essere assunto, o se stai per assumere qualcuno, la lettera di assunzione che firmerai nel 2026 è profondamente diversa da quella di qualche anno fa. Due decreti hanno rivoluzionato le informazioni che il datore di lavoro deve fornirti: il D.Lgs. 104/2022 (il Decreto Trasparenza) e, da pochissimi giorni, il D.Lgs. 96/2026 sulla trasparenza retributiva, in vigore dal 7 giugno 2026.

Questa guida spiega, in modo semplice e completo, cosa deve contenere oggi una lettera di assunzione, cosa è cambiato rispetto al passato e quali nuovi diritti hai come lavoratore. Se sei un datore di lavoro, troverai anche la checklist operativa per essere in regola.

Prima e Dopo: Cosa È Cambiato

Fino al 2022, la lettera di assunzione era un documento relativamente snello: nome del lavoratore, mansione, livello, retribuzione, orario, sede di lavoro, data di inizio. Molte informazioni venivano date per scontate o rinviate genericamente al contratto collettivo.

Oggi non è più così. Il legislatore ha deciso che il lavoratore ha diritto di sapere tutto, fin dal primo giorno, senza dover andare a cercarsi le informazioni da solo.

Le Informazioni Obbligatorie nella Lettera di Assunzione (D.Lgs. 104/2022)

Il D.Lgs. 104/2022, in vigore dal 13 agosto 2022 e successivamente semplificato dal D.L. 48/2023 (Decreto Lavoro), ha stabilito un elenco dettagliato di informazioni che il datore deve comunicare al lavoratore. Alcune devono essere indicate direttamente nella lettera di assunzione, altre possono essere fornite tramite rinvio al CCNL o alla legge.

Informazioni da indicare nella lettera di assunzione

Queste informazioni devono comparire esplicitamente nel contratto individuale consegnato al lavoratore:

1. Identità delle parti: nome del datore di lavoro (o dell'utilizzatore in caso di somministrazione) e del lavoratore
2. Luogo di lavoro: se non fisso o predominante, indicazione che il lavoratore è occupato in luoghi diversi o è libero di scegliere
3. Sede o domicilio del datore
4. Inquadramento, livello e qualifica: oppure, in alternativa, una breve descrizione del lavoro
5. Data di inizio del rapporto
6. Tipologia del rapporto: tempo indeterminato o determinato (con la durata prevista)
7. Durata del periodo di prova: se previsto
8. Importo iniziale della retribuzione: con indicazione del periodo e delle modalità di pagamento
9. Programmazione dell'orario: orario normale, condizioni per straordinari e relativa maggiorazione
10. Durata delle ferie e degli altri congedi retribuiti

Informazioni che possono essere fornite tramite rinvio al CCNL

Grazie alla semplificazione introdotta dal D.L. 48/2023, le seguenti informazioni possono essere comunicate facendo riferimento al contratto collettivo applicato, senza doverle riportare per esteso nella lettera:

• Procedura, forma e termini del preavviso in caso di recesso
• Enti e istituti previdenziali e assicurativi destinatari dei contributi
• Elementi della retribuzione (indennità, maggiorazioni, gratifiche, ecc.)
• Programmazione dell'orario di lavoro (condizioni dei cambi turno, lavoro straordinario)
• Diritto alla formazione erogata dal datore di lavoro

In pratica, per queste voci, nella lettera di assunzione può comparire una formula come: “Per le informazioni relative a preavviso, ferie, orario di lavoro e formazione si rinvia al CCNL [nome del contratto] e alla normativa vigente”.

La Grande Novità del 2026: la Trasparenza Retributiva (D.Lgs. 96/2026)

Dal 7 giugno 2026 è in vigore il D.Lgs. 96/2026, che recepisce la Direttiva UE 2023/970 sulla trasparenza retributiva. Questo decreto aggiunge un nuovo livello di obblighi che impatta direttamente sulla lettera di assunzione e, prima ancora, sull'annuncio di lavoro.

Prima ancora dell'assunzione: l'annuncio di lavoro cambia

Da oggi, ogni annuncio di lavoro — che sia pubblicato su un sito, su LinkedIn, su un portale di ricerca o affisso in bacheca — deve indicare:

• La retribuzione iniziale prevista per la posizione, oppure la fascia retributiva (ad esempio: “RAL tra 28.000 e 35.000 euro”)
• Le pertinenti disposizioni del CCNL applicato (livello di inquadramento, minimi contrattuali)
• I criteri utilizzati per determinare la retribuzione, che devono essere oggettivi e neutri sotto il profilo del genere

Lo scopo è chiaro: il candidato deve sapere quanto guadagnerà prima ancora di candidarsi, non dopo tre colloqui e una trattativa al buio.

Il divieto di chiedere lo stipendio precedente

Questa è una delle novità più importanti per i lavoratori. Il D.Lgs. 96/2026 introduce un divieto assoluto: il datore di lavoro non può chiedere al candidato informazioni sulla retribuzione percepita nei rapporti di lavoro precedenti o in corso.

Il divieto si estende anche ai soggetti terzi incaricati della selezione: agenzie per il lavoro, head hunter, società di recruiting. Nessuno può chiedere “quanto prendevi prima?” durante un colloquio o in un modulo di candidatura.

Perché questa regola? Per evitare che le disuguaglianze retributive pregresse si trascinino da un lavoro all'altro. Se una lavoratrice era sottopagata nel posto precedente, chiedere il suo stipendio passato rischia di ancorare l'offerta a quel livello basso, perpetuando il divario.

Cosa cambia nella lettera di assunzione

Il D.Lgs. 96/2026 si coordina con il decreto Trasparenza del 2022. L'informativa resa al lavoratore all'atto dell'assunzione diventa la modalità ordinaria per adempiere agli obblighi di trasparenza retributiva, a condizione che la lettera renda conoscibili:

• Il livello di inquadramento
• La retribuzione iniziale
• Il CCNL applicato
• I criteri di determinazione della retribuzione

Per i datori che applicano un CCNL stipulato da organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative, l'obbligo di comunicare i criteri retributivi può essere assolto tramite rinvio ai sistemi di classificazione professionale previsti dalla contrattazione collettiva.

Il Diritto di Sapere Quanto Guadagnano gli Altri

Questa è forse la novità più dirompente del D.Lgs. 96/2026. Ogni lavoratore ha ora il diritto di richiedere al proprio datore di lavoro informazioni sui livelli retributivi medi, distinti per sesso, relativi alle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.

Come funziona:

• La richiesta può essere presentata dal lavoratore direttamente, oppure tramite i rappresentanti sindacali o gli organismi di parità
• Il datore deve rispondere entro 2 mesi
• Le informazioni devono essere aggregate (non individuali) per tutelare la privacy dei colleghi
• Il datore non può imporre al lavoratore di non divulgare le informazioni ricevute. Può solo chiedere di non divulgare dati diversi dai livelli retributivi medi

In pratica, se pensi di essere sottopagato rispetto a un collega che fa il tuo stesso lavoro, ora hai lo strumento legale per verificarlo.

Gli Obblighi per le Aziende con Più di 100 Dipendenti

Il D.Lgs. 96/2026 introduce anche obblighi di rendicontazione periodica sul divario retributivo di genere, ma solo per le aziende di una certa dimensione:

Se dai dati emerge un divario retributivo medio tra uomini e donne pari o superiore al 5% in una qualsiasi categoria, e il datore non lo giustifica con criteri oggettivi né lo corregge entro 6 mesi, scatta l'obbligo di una valutazione congiunta con i rappresentanti dei lavoratori per individuare e correggere le disparità.

I Sistemi Decisionali Automatizzati: l'Algoritmo Va Spiegato

Un'altra novità importante introdotta dal D.Lgs. 104/2022 riguarda i sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati. Se il datore di lavoro utilizza algoritmi o sistemi di intelligenza artificiale per prendere decisioni che incidono sul rapporto di lavoro, deve informare il lavoratore. In particolare:

• La logica e il funzionamento del sistema
• I dati e i parametri utilizzati per programmare o addestrare il sistema
• Le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate e i processi di correzione
• Il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza del sistema
• Le metriche utilizzate per misurare le prestazioni e le istruzioni per il funzionamento

Questo vale, ad esempio, per le piattaforme di food delivery che assegnano le consegne tramite algoritmo, per i software di gestione turni automatizzati, o per i sistemi di valutazione delle performance basati su AI.

Tempi e Modalità di Consegna

Le informazioni obbligatorie devono essere comunicate al lavoratore prima dell'inizio dell'attività lavorativa oppure, per alcune voci, entro 7 giorni dall'inizio (ed entro un mese per le restanti).

Le modalità di consegna ammesse sono:

• Cartaceo: consegna a mano della lettera di assunzione con firma per ricevuta
• Email personale del lavoratore
• Email aziendale messa a disposizione dal datore
• Intranet aziendale con password personale

In ogni caso, il datore deve conservare la prova dell'avvenuta trasmissione per 5 anni dalla cessazione del rapporto (art. 3, D.Lgs. 104/2022).

La Lettera di Assunzione Tipo nel 2026: Cosa Deve Contenere

Ecco uno schema completo di tutte le informazioni che una lettera di assunzione conforme deve contenere nel 2026:

Le Sanzioni: Cosa Rischia il Datore Che Non Si Adegua

Il mancato rispetto degli obblighi informativi non è privo di conseguenze:

I Diritti del Lavoratore: Cosa Puoi Chiedere

Ricapitoliamo i diritti che hai come lavoratore nel 2026:

1. Conoscere il tuo stipendio prima di candidarti: l'annuncio di lavoro deve indicare la retribuzione o la fascia retributiva
2. Non rispondere a domande sullo stipendio precedente: nessuno può chiedertelo, né il datore né l'agenzia di selezione
3. Ricevere una lettera di assunzione completa: con tutte le 16 informazioni obbligatorie, prima di iniziare a lavorare
4. Conoscere i criteri retributivi: come viene determinato il tuo stipendio e come funzionano gli avanzamenti
5. Chiedere i livelli retributivi medi: puoi sapere quanto guadagnano in media i colleghi che fanno il tuo stesso lavoro, distinti per genere
6. Essere informato sugli algoritmi: se un sistema automatizzato influenza il tuo lavoro (turni, valutazioni, assegnazione compiti), hai diritto a sapere come funziona
7. Richiedere le informazioni mancanti: se il datore non te le ha date, puoi chiederne la consegna per iscritto. Il datore ha 60 giorni per adempiere

Per i Rapporti Già in Corso

Se sei stato assunto prima del 13 agosto 2022, puoi comunque richiedere al tuo datore di lavoro le informazioni previste dal decreto Trasparenza. Devi farlo con richiesta scritta (email, PEC, lettera). Il datore ha 60 giorni per rispondere.

Per quanto riguarda il D.Lgs. 96/2026, i nuovi diritti (chiedere i livelli retributivi medi, rifiutarsi di comunicare lo stipendio precedente) si applicano da subito a tutti i rapporti di lavoro, indipendentemente dalla data di assunzione.

Quadro Normativo Completo

Per qualsiasi chiarimento sugli obblighi informativi nella lettera di assunzione o sui nuovi diritti introdotti dalla normativa sulla trasparenza retributiva, puoi contattarci.